Callroom er stevnesidene publikum ser: tidsskjema, startlister, resultater og avkryssing. Sidene lages av arrangøren i Stevneportalen. Her forklarer vi hvilke personopplysninger som vises og behandles, hvem som er ansvarlig, hvor lenge de beholdes og hvilke rettigheter du har.
Hvem er ansvarlig
Opplysningene om deg som deltaker, foresatt eller funksjonær er lagt inn av arrangøren av stevnet (klubben eller organisasjonen). Arrangøren er behandlingsansvarlig og avgjør hva som publiseres. Hvem som arrangerer, står på stevnesiden, ofte med stevneleder og kontaktopplysninger.
Callroom og Stevneportalen leveres av Oppløpet AS, org.nr 838 175 902. Vi drifter tjenesten og behandler opplysningene på arrangørens vegne som databehandler. For besøksstatistikken og de tekniske loggene er Oppløpet AS selv behandlingsansvarlig. Spørsmål om personvern kan sendes til kontakt@stevneportalen.no.
Hvilke opplysninger som behandles
Det som vises på stevnesiden
Arrangøren publiserer tidsskjema, startlister og resultater. Der vises utøverens navn, klubb, aldersklasse, startnummer og resultat, og for utøvere fra 11 år også personlige rekorder og sesongbeste, slik det er vanlig for friidrettsstevner. Arrangøren kan også oppgi stevneleder med navn, telefon og e-post, som vises åpent. Startlistene og resultatsidene er merket slik at søkemotorer ikke skal indeksere dem.
Hvor opplysningene kommer fra
Påmeldingen gjøres i iSonen, Norges Friidrettsforbunds påmeldingssystem. Arrangøren importerer påmeldingene derfra. Fra importen lagres utøverens navn, klubb, aldersklasse og øvelser, påmelderens e-postadresse og mobilnummer, utøverens fødselsdato og en opak iSonen-ID som gjør det mulig å importere på nytt uten dobbeltregistrering. Underveis i stevnet kommer startnummer, heat- og baneplassering og resultater til. Ingenting sendes tilbake til iSonen.
Påmelderens e-postadresse og mobilnummer brukes til avkryssingsmail og innlogging i avkryssingen. Utøverens fødselsdato brukes til innlogging i avkryssingen, aldersberegning og til å slå opp personlige rekorder og sesongbeste (se «Hvem vi deler opplysninger med»). Alle tre slettes automatisk sju dager etter stevnets siste dag.
Avkryssing
Avkryssingssiden krever innlogging med påmelderens e-postadresse eller utøverens etternavn og fødselsdato, og er ikke tilgjengelig for andre. Når du logger inn, settes en midlertidig informasjonskapsel som holder deg innlogget i inntil fire timer. Den inneholder bare en tilfeldig nøkkel, og brukes ikke til noe annet. Avkryssingsmailen sendes av arrangøren til påmelderens e-postadresse.
Startnummer
Bruker arrangøren startnummerutdelingen, registreres tidspunktet hvert startnummer ble hentet. Det vises bare på den delte startnummersiden, for dem som har lenka.
Funksjonærer og dommere
Melder du deg som funksjonær gjennom skjemaet arrangøren deler, lagres det du selv fyller inn: navn, mobilnummer, e-postadresse, klubb, funksjonærtype, ønsker for øvelse, hvilke dager du kan og eventuell kommentar. Arrangøren kan dele dommerskjemaet og oppmøtelista med lenke. Dommerskjemaet viser navn og oppgaver; oppmøtelista viser i tillegg mobilnummer og om du er sjekket inn. Alle som har lenka, kan se det. Registrerer arrangøren deg på andre måter, er det arrangøren og personvernerklæringen for Stevneportalen (se nederst) som beskriver den behandlingen.
Tilbakemeldinger etter stevnet
Arrangøren kan samle inn tilbakemeldinger gjennom en delingslenke. Navn er frivillig; oppgir du det, ser arrangøren det sammen med teksten.
Besøksstatistikk
Vi bruker Umami for anonym besøksstatistikk. Umami setter ingen informasjonskapsler. IP-adressen din når Umami fordi nettleseren sender statistikken direkte dit, men den brukes bare flyktig til å skille besøk og lagres ikke. Før noe sendes, fjerner vi delingsnøkler og alt som kan identifisere en person fra adresser og hendelser.
Feil og tekniske logger
Oppstår det en feil, sendes en feilrapport til vår feilsporingstjeneste. Den kan inneholde adressen til siden feilen oppsto på, men ikke navn, e-post eller IP-adresse. Serverloggene inneholder tekniske opplysninger om forespørsler og brukes til drift og feilsøking.
Hva opplysningene brukes til
Opplysningene brukes til å gjennomføre stevnet: publisere tidsskjema, startlister og resultater, sende avkryssingsmail og la deltakere bekrefte oppmøte. Grunnlaget er arrangørens berettigede interesse i å gjennomføre stevnet du er meldt på. Besøksstatistikken og feilsporingen bygger på Oppløpets berettigede interesse i en tjeneste som virker.
Hvor lenge opplysningene beholdes
- Påmelderens e-post og mobilnummer og utøverens fødselsdato slettes automatisk sju dager etter stevnets siste dag. Det samme gjelder mottakeradressene i loggen over utsendte avkryssingsmailer.
- Øvrige stevnedata (deltakere, resultater, funksjonærer, tidsskjema, tilbakemeldinger) beholdes så lenge arrangøren beholder stevnet. Sletter arrangøren stevnet, slettes alt som hører til det.
- Feilrapporter og serverlogger slettes hos leverandørene etter en begrenset tid, satt av leverandørenes oppbevaringsregler.
- Besøksstatistikken er anonym og har ingen slettefrist.
Hvem vi deler opplysninger med
Vi selger aldri personopplysninger. Vi bruker disse leverandørene som databehandlere:
| Leverandør | Hva |
|---|---|
| Hetzner (Tyskland) | Drift av serverne og databasen hele tjenesten kjører på, i EU |
| Brevo (Frankrike) | Utsending av avkryssingsmail på vegne av arrangøren |
| Umami (USA) | Anonym besøksstatistikk |
| Sentry (EU-region) | Feilsporing; mottar sideadressen feilen oppsto på, ikke navn, e-post eller IP |
| Better Stack (EU) | Serverlogger, lagret i EU |
Velger arrangøren å koble stevnet til OpenTrack for seeding og liveresultater, sendes tidsskjemaet og heat- og baneinndelingen per startnummer dit,samt seedingresultater (personlige rekorder og sesongbeste) og avkryssingsstatus. Startlister og resultater hentes tilbake. Er du meldt på direkte i OpenTrack, hentes navn, klubb, startnummer og eventuelt fødselsdato og e-postadresse derfra; fødselsdato og e-post slettes etter samme regel som kontaktopplysningene fra iSonen. OpenTrack er en selvstendig tjeneste med egne vilkår. Velger arrangøren å hente personlige rekorder og sesongbeste, slås utøvere fra 11 år opp i minfriidrettsstatistikk.info på navn og fødselsdato.
Umami er et amerikansk selskap. Overføringen dit skjer på grunnlag av en databehandleravtale med EU-kommisjonens standardkontrakter (Umami). De øvrige leverandørene behandler opplysningene innenfor EØS.
Informasjonskapsler
På callroom.no settes ingen informasjonskapsler, bortsett fra den midlertidige nøkkelen i avkryssingen beskrevet over. Besøksstatistikken bruker ikke informasjonskapsler.
Dine rettigheter
Du har rett til innsyn i opplysningene som er lagret om deg, til å få dem rettet eller slettet, og til å kreve at behandlingen begrenses. Du kan også protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Siden det er arrangøren som har lagt inn opplysningene, er det arrangøren som avgjør saken. Henvender du deg til oss, hjelper vi deg med å få den fram til arrangøren.
Ta kontakt på kontakt@stevneportalen.no. Mener du at vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.
Arrangørene og Stevneportalen
Arrangørene bruker Stevneportalen til å lage stevnesidene. Hvordan arrangørens egne kontoopplysninger behandles, og avtalen mellom arrangøren og Oppløpet AS, står i personvernerklæringen for Stevneportalen.
Endringer
Vi oppdaterer denne erklæringen når tjenesten endrer seg. Vesentlige endringer varsles på callroom.no.
Sist oppdatert